Arsip yang sudah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna wajib dimusnahkan

Purworejo - Pengelolaan arsip yang efektif membutuhkan penyusutan atau pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi. Hal ini disampaikan oleh Musriyatun, S.IP, Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Purworejo dalam acara Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan di Aula Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kabupaten Purworejo, (Kamis, 25/7).

Musriyatun menjelaskan bahwa penyusutan arsip merupakan salah satu tahapan penting dalam siklus hidup arsip. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai informasi, hukum, maupun administrasi harus dimusnahkan secara bertanggung jawab untuk membebaskan ruang penyimpanan dan menjaga keamanan informasi.

"Penyusutan arsip harus dilakukan secara sistematis berdasarkan jadwal retensi arsip. Arsip yang sudah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna lagi harus dimusnahkan melalui prosedur yang benar," ujar Musriyatun.

Selain itu, Musriyatun juga menekankan pentingnya melakukan penilaian arsip secara berkala untuk menentukan arsip mana yang perlu dipertahankan atau dimusnahkan. Penilaian arsip harus melibatkan berbagai pihak terkait, termasuk pencipta arsip dan unit kearsipan.

"Penilaian arsip harus dilakukan dengan cermat dan transparan. Arsip yang masih memiliki nilai guna harus disimpan dengan baik, sementara yang sudah tidak berguna lagi harus dimusnahkan dengan aman," tambah Musriyatun (BARA-red)