PERAN ARSIP DALAM PEMERINTAHAN

Salah satu kegiatan perkantoran adalah pengelolaan informasi yang salah satunya bersumber dari suatu dokumen atau arsip. Dengan kegiatan kantor yang selalu berhubungan dengan arsip, maka diperlukan adanya pengelolaan arsip – arsip yang ada di kantor tersebut.Tujuan dari pengelolaan ini adalah agar arsip dapat mudah diakses oleh siapa saja yang berkepentingan. Sebelum memasuki pengelolaan arsip, Anda perlu memahami hal-hal mendasar dalam arsip terlebih dahulu. Itulah pengantar yang disampaikan oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purworejo dalam memberikan materi Manajemen Kearsipan pada pelatihan penguatan kompetensi bidang tugas bagi CPNS angkatan IV pada hari Selasa (17/09/2019) di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Purworejo.

Definisi arsip berdasarkan UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, adalah “rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”. Fungsi arsip sebagai tulang punggung  manajemen dan bukti otentik adalah mendukung proses pengambilan keputusan, menunjang proses perencanaan, mendukung pengawasan, sebagai alat bukti, memori instansi dan sebagai rujukan historis.

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan dalam kegiatan perkantoran sehari-hari secara langsung.

Diakhir penyampaian materi Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purworejo menyampaikan bahwa “arsip harus dikelola dengan baik karena arsip memiliki nilai sejarah, apalagi peserta pelatihan sebagian besar adalah guru dimana disekolah sangat banyak arsip yang harus dikelola.”